Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB)

Seite drucken Seite empfehlen Seite vorlesen Lernen durch Wissensmanagement - Chancen und Barrieren

Dr. Uta Weis     und Heike Zinnen  

Einleitung

"Lernen durch Wissensmanagement" kann auf zweierlei Weise verstanden werden:

Gemanagtes Wissen lernen oder lernen, Wissen zu managen

Diese Unterscheidung bezieht sich auf zwei verschiedene Gruppen von Lernenden, die bei der Einführung eines Wissensmanagement-Systems in einer Organisation betroffen sind:

Zum einen gibt es die Gruppe von Lernenden, die aufbereitete Informationen zum Wissenserwerb und damit als Lerngrundlage nutzen. Die Lernenden sind in diesem Fall zum Beispiel Auszubildende im Unternehmen, für deren Ausbildung Elemente des Wissensmanagements eingesetzt werden: Gemanagtes Wissen wird gelernt.

Zum anderen sind auch jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer Organisation Lernende, die ein Wissensmanagement-System aufbauen: angefangen bei jenen, die ihr Wissen zur Verfügung stellen, über jene, die das Wissen strukturieren und aufbereiten, bis hin zu jenen, die die aufbereiteten Inhalte in ein technisches Instrument einpflegen. Mit diesen Prozessen des Sammelns, Strukturierens und Aufbereitens von Informationen ist eine Vielzahl von Lernprozessen für die Beteiligten verbunden, die erfolgreich bewältigt werden müssen: Es wird gelernt,Wissen zu managen.

Theoretische Grundlagen des Wissensmanagements und Umsetzung in der Praxis

Seit Ende der 90er-Jahre sind eine Reihe verschiedener theoretischer Modelle zum Thema Wissensmanagement vorgestellt worden, über die Deutschmann (2003, S. 29 ff.) einen guten Überblick gibt.

Die wesentlichen Kernprozesse beim Aufbau eines Wissensmanagement-Systems sollen anhand der gut strukturierten Beschreibung von Reinmann-Rothmeier/Mandl (1999) erläutert werden.

Es wurde erwähnt,dass der Einsatz von Wissensmanagement selbstverständlich einem ganz bestimmten Ziel dient. Ohne eine Zielsetzung wäre - wenigstens im unternehmerischen Kontext - jede Maßnahme unökonomisch. Die Ziele, die mit dem Einsatz von Wissensmanagement verfolgt werden, sind das systematische Sammeln, Strukturieren, Aufbereiten und Darstellen von Wissensressourcen, sodass ein fachlicher Gesamtkontext entsteht, in dem Wissen leicht recherchiert, aufgefunden und abgerufen werden kann. Dieses Ziel soll mit Hilfe von vier Kernprozessen erreicht werden:

• Das Sammeln, Strukturieren, Aufbereiten und Darstellen von Wissen beschreibt Aktivitäten, die zum Prozess der Wissensrepräsentation gehören. Neben der Identifikation von Wissen sollen innerhalb dieses Prozesses Lösungen gefunden werden, wie das identifizierte Wissen kodifiziert und dokumentiert wird, um in einem inhaltlichen Gesamtkontext zentral abgespeichert und damit wieder abrufbar und transparent gemacht zu werden. Die häufigsten Beispiele für Instrumente der Wissensrepräsentation sind Wissenslandkarten, so genannte "Gelbe Seiten", Mindmaps und Datenbanksysteme.
  
• Zum Prozess der Wissenskommunikation gehören alle Aktivitäten, die zur Vermittlung, Verbreitung und Verteilung von (individuellem) Wissen unter allen Mitgliedern einer Gruppe oder gar Organisation beitragen. Diese Kommunikation kann sowohl zwischen Einzelindividuen als auch innerhalb von Gruppen stattfinden; sie kann face-to-face oder mediengestützt sein.
  
• Zum Sammeln von Wissen gehören nicht nur jene Inhalte, die bereits innerhalb einer Organisation existieren; ein funktionstüchtiges und vor allem aktuelles und lebendiges Wissensmanagement-System ist darüber hinaus auf die Schaffung neuen Wissens angewiesen, was im Prozess der Wissensgenerierung erreicht werden soll. Dabei geht es zum einen um die Externalisierung impliziter Wissensinhalte; zum anderen geht es um die Erweiterung der Wissensbasis um externes und innovatives Wissen. Zu den Maßnahmen zur Förderung der Wissensgenerierung gehören die Beauftragung von Unternehmensberatungen, die Kooperation mit anderen branchenverwandten Organisationen sowie die Investition in die firmeneigene Aus- und Weiterbildung und das Einrichten von Forschungs- und Entwicklungsabteilungen.
  
• Das Wissen, das mithilfe eines Wissensmanagement-Systems transparent gemacht wird, sollte selbstverständlich auch in die künftigen Entscheidungen, Handlungen, Produkte und Dienstleistungen der Organisation einfließen; es sollte ein Prozess der Wissensnutzung stattfinden. Das erfordert Anpassungen bei technischen Systemen, bei Aufbau- und Ablauforganisationen, aber vor allem auch eine Einwirkung auf die Einstellungen der mit dem System arbeitenden und lernenden Menschen, ihre Motivation und Akzeptanz.

Damit diese Kernprozesse des Wissensmanagements auch wirklich zu den erwarteten Zielen führen, müssen bei ihrer Umsetzung gleichermaßen sowohl die Funktionalität technischer Systeme als auch die ganz spezifischen Eigenheiten der betroffenen Organisationsstruktur und -kultur sowie die der darin arbeitenden und lernenden Menschen berücksichtigt werden. Die Zielerreichung sollte mittels einer Evaluation überprüft werden, die entsprechend bei diesen drei Ebenen Technik, Organisation und Individuum ansetzt.

Die qualitativen sowie quantitativen Ergebnisse eines Forschungsprojekts des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) mit dem Titel "Wissensmanagement und berufliche Bildungsarbeit"¹ lassen vermuten, dass es der Einführung von Wissensmanagement vielfach noch an konkreten Umsetzungskonzepten fehlt und der Begriff in der betrieblichen Aus- und Weiterbildung häufig als Zusammenfassung aller Lehr- und Lernpraktiken verwendet wird, die über die herkömmliche Klassenraumsituation hinausgehen.

Ein Beispiel aus dem nicht-betrieblichen Kontext stellt ein weiteres Vorhaben des BIBB dar, dessen Ziel der Aufbau eines "Kommunikations- und Informationssystem Berufliche Bildung (KIBB)" ist. Das Projekt verfolgt im Wesentlichen die Zielsetzungen, das umfangreiche Wissen aus der Berufsbildungsforschung in Form einer internetgestützten Wissenslandkarte transparent und frei recherchierbar zu machen (Wissensrepräsentation; für eine detaillierte Erläuterung siehe den Beitrag von Schapfel-Kaiser/Kuehn in dieser Ausgabe), die Wissenskommunikation innerhalb einer Gruppe von Expertinnen und Experten der Berufsbildungsforschung in Deutschland mit Hilfe eines Austauschforums im Internet zu fördern sowie komplexe Anfragen von Expertinnen und Experten fachkundig und adressatengerecht durch die Analyse verschiedener Informationsquellen sowie durch die Berechnung neuer Daten zu beantworten (Wissensnutzung und -generierung).

Wissenserwerb mithilfe von Wissensmanagement-Systemen

In diesem Teil wird die Frage thematisiert, inwiefern das im Sinne der obigen Darstellung gemanagte Wissen Lernen fördert beziehungsweise Lernprozesse unterstützt. Es liegt auf der Hand, dass der (individuelle) Wissenserwerb mithilfe von Wissensmanagement-Systemen eine Rolle in der Aus- und Weiterbildung spielt und somit neue Wege der Informationsbeschaffung und des Lernens auch durch Wissensmanagement beschritten werden. Es stellen sich die Fragen, inwieweit ein Wissensmanagement-System die Informationsverarbeitung und Wissensgenerierung² der Lernenden, zum Beispiel der Gruppe der Auszubildenden, beeinflusst und in welchem Verhältnis es zu der Lehrperspektive steht.

Repräsentation von Wissen und seine Verarbeitung im Lernprozess
Wie im ersten Teil bereits dargestellt, bildet die Repräsentation von Wissen neben der Kommunikation einen wesentlichen Aspekt von Wissensmanagement-Systemen. Die Wissenslandkarte ist als ein Beispiel dafür erläutert worden. Was passiert nun, wenn die Auszubildenden mit dieser Wissenslandkarte konfrontiert werden?

Damit die Lernenden mit der Wissenslandkarte arbeiten können, benötigen sie eine bestimmte Art von Vorwissen, und zwar sowohl inhaltlicher Art (Thema der Wissenslandkarte) als auch methodischer Art (Bedienung der Wissenslandkarte).Wenn sie die Inhalte der Wissenslandkarte lesen, müssen sie diese so weit verstehen, dass sie diese mit ihrem Vorwissen koordinieren und sie in die eigene Wissensstruktur integrieren können. Sie haben die Inhalte der Wissenslandkarte aber erst dann verstanden, wenn sie diese auch anwenden können, das heißt, wenn der Übergang vom deklarativen zum prozeduralen Wissen erfolgt ist.³

Damit wirklich von Lernen gesprochen werden kann, müssen die Lernenden Vorwissen haben und die Prozesse von Koordinierung, Integration und Anwendung durchlaufen. Der Wissenslandkarte kommt dabei eine Art didaktische Funktion in Form eines Lehrwerks/Informationssystems zu, das die zu erwerbende Information abbildet.

Kommunikation von Wissen als interaktives Element im Lernprozess
Neben der Wissensrepräsentation hat der Austausch von Wissen eine große Bedeutung. Dies wird in Wissensmanagement-Systemen in der Regel neben der traditionellen Face-to-face-Interaktion durch asynchrone und synchrone Medien umgesetzt (vergleiche Abschnitt 1 und DEUTSCHMANN, 2003, S. 104-106), zum Beispiel E-Mail, Mailinglisten und Newsgroups. Im Gegensatz zu der auf Rezeption ausgerichteten Wissenslandkarte kommt hier nun der interaktive Aspekt hinzu, der aus Sicht der Lernenden sehr wichtig ist: Sie erhalten nun die Möglichkeit, Fragen zu stellen, was als ein wesentliches Element im Lernprozess gilt. Durch das synchrone Medium Chat kann diese Interaktion sogar nahezu in Echtzeit ausgeführt werden. Der Austausch unterstützt die Lernenden auf dem Weg von der Koordination über die Integration bis zur Anwendung des Wissens.

Lernkontext
Ein Wissensmanagement-System unterscheidet sich von einem E-Learning-System durch das Fehlen des Lernkontexts aus den traditionellen Systemen Schule, Ausbildung und Studium.⁴ Zu dem Lernkontext gehören beispielsweise Lehrperson, Lernort, Lernziele, Aufgaben, Prüfungen.

Ein Lernen ohne konkreten Lernkontext, wie das in einem Wissensmanagement-System der Fall ist, kann natürlich auch erfolgreich sein, birgt aber zwei Risiken: erstens stehen dahinter motivationale Probleme, da die Lernenden sich selbst überlassen sind und somit auch keine Kontrollinstanz haben. Zweitens besteht die Gefahr eines falschen Verständnisses der Inhalte beziehungsweise einer Überforderung der Lernenden, da die Inhalte von Wissenslandkarten und Kommunikationsforen in der Regel nicht nach didaktischen Maßstäben aufbereitet sind.

Diesen Problemen entgegenwirken kann man, indem man das Wissensmanagement in den gewohnten Lernkontext der Schule, Ausbildung oder des Studiums integriert. Dass dies im Rahmen der Ausbildung durchaus schon Realität ist beziehungsweise das Bewusstsein dafür vorhanden ist, zeigen erste Ergebnisse der oben erwähnten Studie, die sich mit dem Thema "Wissensmanagement und betriebliche Bildungsarbeit" befasst.

"Wissensmanagement ist eine Antwort auf die fachlich zunehmende Inkompetenz von Ausbildern und damit eine Erweiterung der Lernmöglichkeiten von Auszubildenden weit über den fachlichen Horizont des Ausbilders hinaus." (Zitat eines Experten der Aus- und Weiterbildung eines deutschen Telekommunikationsunternehmens, Quelle: WIMBA)

Die Aussage beinhaltet nicht, dass Ausbilderinnen und Ausbilder fachlich zunehmend inkompetenter werden, weil sie schlechter qualifiziert sind, sondern sie macht deutlich, dass auch diese von dem Problem der Informationsflut und des enormen Wissenszuwachses in allen Bereichen betroffen sind, so dass sie genauso wie Expertinnen und Experten in anderen Gebieten nicht mehr alles zu ihrem Fachgebiet wissen können. Deshalb ist es erforderlich, dass Wissensmanagement erfolgreich in den Ausbildungsprozess integriert wird, und dazu muss es selbst Gegenstand des Lernens werden (inklusive seiner technischen Komponenten). Es ist positiv zu vermerken, dass dies in vielen Ausbildungsgängen bereits Realität ist und dass die erwähnten Probleme bei Jüngeren, also vor allem in der Ausbildung, weitaus weniger gewichtig sind. Auszubildende haben ein anderes Verhalten beim Umgang mit dem Computer sowie bei der Informationsbeschaffung.

"Dass es da gewaltige Unterschiede gibt, das kann man erkennen, wenn man Auszubildende, die zwei, drei Jahre bei uns in der Ausbildung sind, beobachtet, wie sie ... beschaffen. Das unterscheidet sich grundlegend von dem, wie wir uns Informationen im Internet beschaffen, weil es ganz andere Strategien sind und eine ganz andere Bereitschaft und eine ganz andere selbstverständliche Herangehensweise." (Zitat eines Experten der Aus- und Weiterbildung eines deutschen Telekommunikationsunternehmens, Quelle: WIMBA)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in Wissensmanagement-Systemen Potenzial für die Aus- und Weiterbildung liegt. Es ist jedoch anzunehmen, dass dieses umso besser ausgeschöpft werden kann, je besser es in ein etabliertes Lernsystem (Schule, Ausbildung, Studium) integriert ist.

Lernen beim Aufbau eines Wissensmanagement-Systems

Im vorherigen Abschnitt wurden Lernprozesse beschrieben, die für eine Person wirksam werden, wenn sie sich mithilfe eines bereits existierenden Wissensmanagement-Systems neue Wissensinhalte aneignen möchte. Das Wissensmanagement-System wurde als Lerninstrument für Schülerinnen und Schüler, Auszubildende, Menschen in Fortbildungssituationen oder Beschäftigte einer Organisation beschrieben. Dass aber auch der Aufbau und die Implementierung eines solchen Systems in einer Organisationsstruktur mit einer Vielzahl von Lernprozessen für alle Mitwirkenden verbunden ist, soll in diesem Abschnitt erörtert werden. Dabei sind die notwendigen Lernprozesse sehr heterogen und lassen sich am ehesten durch den Grad der Konkretisierung des Gelernten unterscheiden:

Umgang mit neuen IT-Systemen
Am konkretesten sind wohl solche Lerninhalte, die bei der praktischen Umsetzung eines Wissensmanagement-Systems relevant werden: Da die Realisierung der Wissensrepräsentation meistens mit der Anwendung eines technischen Systems einhergeht, wie zum Beispiel der Erstellung einer HTML-Seite, der Bedienung eines Content-Management-Systems oder der Dateneingabe und Pflege einer Datenbank, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Schulungen oder Einweisungen mit der Handhabung vertraut gemacht werden. Je geringer die Vorkenntnisse (die "computer literacy") der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und je höher die Vorbehalte gegen ein solches technisches System sind, desto intensiver sollten die zeitlichen und auch psychologischen Investitionen in die Heranführung der Handelnden an das System sein und desto weniger sollte man ausschließlich auf selbstgesteuertes beziehungsweise autodidaktisches Lernen der Betroffenen setzen.

Organisationsinterne Konventionen und Regeln
Beim Füllen eines Wissensmanagement-Systems mit Wissensinhalten reicht die bloße Kenntnis über die technische Anwendung des Systems jedoch nicht aus. Da die meisten solcher Systeme aufgrund ihres großen Umfangs arbeitsteilig gepflegt werden, ist es notwendig, zwischen den Handelnden Konventionen zu vereinbaren, um die Einheitlichkeit der dargestellten Inhalte (zum Beispiel im Hinblick auf Layout, Namenskonventionen oder inhaltliche Kategorisierung des Wissens) zu gewährleisten. Besonders ein sich noch im Aufbau befindendes Konventionen- und Regelwerk stellt hohe Anforderungen an die Disziplin der Mitwirkenden: Neue Konventionen müssen verständlich, zeitnah und vollständig allen Beteiligten kommuniziert werden, um Frustration wegen unnötiger Doppelarbeit zu vermeiden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen erkennen, dass der Lernprozess beim Aufbau eines Wissensmanagement-Systems ein kontinuierlicher Prozess ist, dessen Inhalte fortlaufend bei der täglichen Arbeit Anwendung finden, das heißt automatisiert werden müssen.

Soft Skills
Weitaus unkonkreter als das Erlernen von Software-Anwendungen und organisationsinternen Regeln ist die Erarbeitung eines fachlichen Konzepts für die Wissensrepräsentation und -kommunikation. Auch wenn Wissensmanagement-Systeme im Rahmen eines alle Inhalte überspannenden fachlichen Kontextes stehen, so kann man dennoch davon ausgehen, dass von der späteren Wissensnutzung Individuen mit unterschiedlichsten Erfahrungshintergründen profitieren sollten. Das setzt die Bereitschaft und die Aufgeschlossenheit voraus, schon bei der Konzeption eines solchen Systems den interdisziplinären Austausch zu suchen, Begrifflichkeiten und theoretische Ansätze anderer Fachrichtungen zu berücksichtigen und somit zu einem besseren Verständnis der darzustellenden Inhalte beizutragen.

Hier wird den Mitwirkenden nun nicht mehr nur das Erlernen fachlicher Inhalte abverlangt; hinzu kommen die in der Personalwirtschaft immer stärker an Bedeutung gewinnenden "soft skills" wie Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kreativität, analytisches Denkvermögen und Problemlösefähigkeit, die sich häufig selbst in eigens dafür konzipierten Personalentwicklungsmaßnahmen dem willentlichen und bewussten Lernprozess entziehen und zu einem Großteil Ergebnis impliziten Erfahrungslernens im sozialen Kontext sind.

Motivationsfördernde und einstellungsverändernde Lernprozesse
Den größten Lernbedarf beim Aufbau und vor allem bei der Pflege eines Wissensmanagement-Systems bringt die Identifizierung, Eruierung und Aktualisierung von Wissensinhalten (Wissenskommunikation und -generierung) mit sich: Zum einen müssen die Wissensträger in einer Organisation bereit sein, ihr individuelles Wissen der Gemeinschaft zur Verfügung zu stellen. Damit ist häufig die Angst vor Machtverlust verbunden oder das Gefühl, ausgenutzt zu werden.

Zum anderen ist es erforderlich, dass neues Wissen, das im Rahmen der täglichen Arbeit in einer Organisation entsteht, kontinuierlich kommuniziert und in das System integriert wird; anderenfalls ist ein Wissensmanagement-System schon nach wenigen Monaten veraltet und für den Prozess der Wissensnutzung unbrauchbar. Auch damit sind möglicherweise Abwehrhaltungen von Seiten der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbunden: Angst vor wachsender Arbeitsbelastung, veränderten Strukturen und möglicherweise der Notwendigkeit, sich in neue Arbeitsprozesse oder Techniken einzuarbeiten.

Die "Lerninhalte", die angesichts dieser Barrieren vermittelt werden müssen, sind im höchsten Maße unkonkret, weil sie nur im Rahmen von motivationsfördernden und einstellungsverändernden Prozessen erworben werden können: Nur wenn die Mitglieder einer Organisation von dem neuen System überzeugt sind und einen Sinn darin sehen, werden sie es auch unterstützen und entsprechende Veränderungen in alten Arbeitsstrukturen akzeptieren. Auch wenn extrinsische Motivationsfaktoren wie monetäre Anreize oder Privilegien möglicherweise zu kurzfristigen Verhaltenänderungen führen, kann dauerhaft nur das Schaffen einer intrinsischen Motivationsbasis zu einer Einstellungsänderung führen: Dieses kann dadurch erreicht werden, dass die Person, von der das Wissen stammt, weiterhin als Wissensträger mit den Inhalten in engen Zusammenhang gebracht wird. Für sie kann Wissensmanagement somit als Instrument genutzt werden, die eigenen Kompetenzen darzustellen. Zusätzlich sollte den Mitwirkenden überzeugend transparent gemacht werden, dass Wissensmanagement für alle Beteiligten nutzbringend ist, weil jeder Einzelne dadurch leichteren Zugriff auf notwendiges Wissen erlangt. Der Vorbildfunktion des Managements einer Organisation kommt bei diesem Überzeugungsprozess eine entscheidende Rolle zu.