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Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (m/w/d)

(Assistent/in der Institutsleitung)

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) ist das anerkannte Kompetenzzentrum zur Erforschung und Weiterentwicklung der beruflichen Aus- und Weiterbildung in Deutschland. Das BIBB identifiziert Zukunftsaufgaben der Berufsbildung, fördert Innovationen in der nationalen und internationalen Berufsbildung und entwickelt neue, praxisorientierte Lösungsvorschläge für die berufliche Aus- und Weiterbildung.

Im BIBB ist im Leitungsbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines

Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiters (m/w/d)
(Assistent/in der Institutsleitung)

mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zzt. 39 Std.) befristet bis zum 31.12.2022 zu besetzen.


Ihr Aufgabengebiet:

  • Erledigung allgemeiner Koordinations-, Organisations-, Verwaltungs- und Büroaufgaben,
  • Assistenz bei organisatorischen Vorbereitungen und Durchführungen von internen Sitzungen sowie bei Außenkontakten zu nationalen und internationalen Einrichtungen und Persönlichkeiten,
  • Erstellen von Präsentationen und Durchführung von Internetrecherchen,
  • Terminprüfung und -vorbereitung sowie Nachbereitung,
  • Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
  • Betreuung des Hermann-Schmidt-Preises,
  • Pflege der Datenbank „Zentrales Adressmanagement“ sowie Registratur und Ablage,
  • Anfragenkoordination und Verwaltung des internen und externen Schriftverkehrs.

 
Ihr Profil:

  • Sie haben erfolgreich eine Berufsausbildung, vorzugsweise als Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte/r, abgeschlossen, den Verwaltungslehrgang I absolviert oder verfügen über eine vergleichbare nachgewiesene Qualifikation.
  • Sie besitzen gute Kenntnisse der institutionellen und fachlichen Aspekte der Berufsbildung.
  • Sie verfügen über gründliche Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung im allgemeinen Verwaltungshandeln und können Verwaltungs- und Organisationsaufgaben selbstständig bearbeiten. Erfahrungen im Bereich der Leitungsassistenz sind von Vorteil.
  • Sie besitzen die erforderliche Sensibilität für eine herausgehobene Vertrauensposition.
  • Sie sind sehr sicher im Umgang mit den gängigen Office-Programmen und verfügen über gute Kenntnisse im Bereich der Recherche (Internet, Datenbanken).
  • Sie besitzen Englischkenntnisse, die mindestens dem Niveau B2 des europäischen Referenzrahmens für Sprachen entsprechen.
  • Sie zeichnet neben einer selbstständigen und serviceorientierten Arbeitsweise eine hohe Kooperationsbereitschaft und Kommunikationsfähigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein aus. Sie sind flexibel und belastbar.
     

Das BIBB ist ein Ausbildungsbetrieb. Wir erwarten daher von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie sich engagiert an der praktischen Ausbildung beteiligen.

Bewertung: Entgeltgruppe 9a TVöD

Das BIBB setzt sich aktiv für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein. Wir sind seit 2010 als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert und bieten u.a. flexible Arbeitszeiten und vielfältige Teilzeitmodelle, Mobiles Arbeiten, Telearbeit sowie eine Hotline für familienunterstützende Dienstleistungen an.

Nähere Informationen erhalten Sie unter http://www.bibb.de/beruf-familie bzw. www.beruf-und-familie.de.

Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Die Bewerbung von Frauen ist ausdrücklich erwünscht.

Bei Vorliegen entsprechender Bewerbungen kann die Stelle auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer 14/19 bis zum 29.03.2019 an das

BUNDESINSTITUT FÜR BERUFSBILDUNG
- Referat Z 1 -
Robert-Schuman-Platz 3
53175 Bonn

oder per E-Mail an bewerbung@bibb.de. Bitte beachten Sie, dass E-Mail-Anhänge ausschließlich im PDF-Format übermittelt werden dürfen. Andere Formate sind aus Sicherheitsgründen nicht zugelassen.

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und aussagekräftige Bewerbungsunterlagen berücksichtigt werden können und fügen Sie die entsprechenden Nachweise für die Stationen Ihres beruflichen Werdegangs bei. Der Lebenslauf ist grundsätzlich in Europass-Form einzureichen.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens (Art. 13 DSGVO) entnehmen Sie bitte den Hinweisen zum Datenschutz.

Weitere Informationen über das Bundesinstitut für Berufsbildung finden Sie im Internet unter www.bibb.de.