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eGovernment im BIBB

Bis 2020 soll in weiten Teilen der Verwaltung die elektronische Akte eingeführt sein. So sollen Verwaltungsabläufe nutzerfreundlicher und effizienter werden und nicht zuletzt die Umwelt geschont werden.

Akten bestehen aus hunderten von Blättern und füllen dicke Ordner, die sich in großen, wuchtigen Schränken drängen. Was Jahrzehnte galt, soll sich mit der Umsetzung des eGovernment-Gesetzes ändern. Dann sollen ganze Verwaltungsabläufe wie Beschaffungen oder auch Buchhaltung digital also papierfrei ablaufen. Der große Vorteil: In den Büros stapeln sich keine Aktenberge mehr und durch weniger Ausdrucke wird die Umwelt geschont. Die elektronische Akte (eAkte) ist jederzeit verfügbar, auch mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig darauf zugreifen. Das soll langfristig dabei helfen, die Bearbeitungszeit für Vorgänge zu verkürzen. Eine der Herausforderungen für die Verwaltung besteht nun darin, die eAkte so zu gestalten, dass sie rechtssicher ist. Das bedeutet, dass nach der Ablage jede Veränderung dokumentiert wird, um Manipulationen auszuschließen.

Bereits 2013 hat der Deutsche Bundestag das E-Government-Gesetz beschlossen, das die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung erleichtern und Behörden ermöglichen soll einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Mit dem Programm „Digitale Verwaltung 2020“ hat die Bundesregierung nun die Rahmenbedingungen für eine Verwaltung der Zukunft geschaffen. Als einen ersten Schritt waren alle Bundesbehörden angehalten einen Zugang über De-Mail zu schaffen, damit auch digital sicher und vertraulich mit der Behörde kommuniziert werden kann. Das BIBB hat diese Anforderung bereits seit einem Jahr erfüllt und ist unter zentrale@bibb.de-mail.de erreichbar.

Für den weiteren Weg in Richtung einer digitalen Verwaltung und eAkte ist das BIBB aktuell in einer Test- und Konzeptionsphase. Prozesse werden beschrieben, in einem Teilbereich des Instituts soll noch in diesem Jahr ein Pilotprojekt anlaufen. Die Erfahrungen, die das BIBB bei seinem Piloten macht, sollen auf andere Projekte im BIBB übertragen und als Muster anderen Behörden zur Verfügung gestellt werden.

Mit dem Bonner Behördenforum eGovernment organisiert das BIBB 2017 bereits zum zweiten Mal ein Austauschformat für Bundesbehörden, bei dem es in diesem Jahr neben der Einführung der eAkte auch um Veränderungsmanagement geht.